Personuppgifter | Catena AB

Catena AB

Allmänt

Vår målsättning är att du som kommer i kontakt med oss, ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter. Din personliga integritet värdesätter vi högt och vi arbetar aktivt med skydd för personuppgifter. I denna Personuppgiftspolicy beskriver vi hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning såsom Dataskyddsförordningen (GDPR).

Syftet med denna policy är att på ett tydligt och transparent sätt informera om hur vi samlar in och hanterar dina personuppgifter på ett säkert sätt, men för att inte policyn ska bli för lång att läsa har vi lyft upp de behandlingar som är vanligast förekommande och de som kan antas påverka dig mest. Du hittar också information om vilka rättigheter du har och hur du kan utöva dessa.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person.

Personuppgiftsansvarig

Catena AB (härefter ”Catena”), org. nr 556294-1715, med adress Box 5003, 25005 Helsingborg, tel. 042-449 22 00, e-post info@catena.se är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi behandlar och som beskrivs i denna policy.

Tredje parts länkar

Vår webbplats innehåller länkar till andra webbplatser. Catena ansvarar inte för behandling av personuppgifter som sker via, eller på, dessa webbplatser.

Hur du navigerar i denna policy

För att du ska hitta relevant information om vilka uppgifter vi behandlar, varför och hur länge, har vi valt att skikta informationen utifrån vilken relation vi har med dig. Är du kontaktperson hos eller representerar någon av våra kunder, hittar du info under rubriken ”Kontaktperson hos kund”. Om du är anställd hos en av våra leverantörer hittar du information under rubriken ”Anställd hos vår leverantör”. Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev hittar du info under rubriken ”Prenumeranter, nyhetsbrev”, om du har besökt någon av våra fastigheter så hittar du mer info under ”Besökare i våra fastigheter”, osv. Vissa personuppgifter behandlas för ändamål som är gemensamma för alla, oavsett hur du har kommit i kontakt med oss. Du hittar en beskrivning av dessa i tabellen längst ner.

Kontaktperson hos kund

I samband med att vi tecknar avtal med ett företag kommer vi samla in nödvändiga kontaktuppgifter för att säkerställa att vi kan leverera våra tjänster, kommunicera viktig information samt bjuda in till evenemang och enkätundersökningar. Vi kommer även behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att vi ska kunna hantera och bemöta rättsliga krav eller för att tillvarata vår rätt.

Ändamål	Fullgöra vårt åtagande mot kund, leverera våra tjänster och erbjuda god kundvård samt kommunicera viktig information. En del uppgifter kan även användas för att uppfylla rättsliga förpliktelser, såsom bokföringslagen.
Typer av personuppgifter	Namn, adress, telefonnummer, e-post. Personnummer om du är enskild företagare.
Laglig grund	Berättigat intresse och rättslig förpliktelse.
Tidsintervall	Så länge du representerar vår kund och under en period om 12 månader därefter. Så snart vi får information om att ny kontaktperson är utsedd, kommer vi uppdatera våra system. Vi kan behandla dina uppgifter längre i exempelvis e-post och dokument, om det är nödvändigt som underlag för överenskommelse mellan Catena och din arbetsgivare. I bokföringen sparas uppgifterna i 10 år. Om vi behandlar dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk kommer vår behandling att pågå under den tid en sådan process pågår.

Hyresgäster (privatpersoner)

När du som privatperson ingår hyresavtal med Catena, kommer vi att behandla dina personuppgifter för administration och leverans, för att fullgöra vårt åtagande mot dig och fakturera för våra tjänster. Kontaktar du oss med frågor, synpunkter eller felanmälningar, kommer det vara nödvändigt för oss att hantera dina kontaktuppgifter för att hjälpa dig.

Utöver de uppgifter som du lämnar till oss kan vi komma att inhämta information från kreditupplysningsföretag, Lantmäteriet samt offentliga register och samordna den informationen med den du lämnat till oss. Vi kommer även behandla dina personuppgifter om det ä

Ändamål	Administrera och uppfylla våra åtaganden under hyresavtalet samt vår bokföringsskyldighet. Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter om det krävs för att tillvarata vår rätt.
Typer av personuppgifter	Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-post, betalningsuppgifter samt uppgifter om hyresförhållandet.
Laglig grund	Avtal respektive rättslig förpliktelse. Om vi behandlar dina personuppgifter för att hantera ett rättsligt krav eller för att tillvarata vår rätt baserar vi behandlingen på vårt berättigade intresse.
Tidsintervall	Så länge vi har ett avtalsförhållande med dig och under en period om 12 månader därefter. I bokföringen sparas uppgifterna i 10 år. Om vi skulle hamna i en rättslig tvist med dig kommer vi att behandla dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att tillvarata vår rätt.

Prenumerant, nyhetsbrev

Till våra nyhetsbrevsprenumeranter skickar vi ut information och marknadsföring. Uppgifterna insamlas när du lämnat samtycke, vilket kan ske via vår webbplats eller vid fysisk kontakt när vi träffats på en mässa eller annat evenemang. Däri ingår att Catena kan anpassa nyhetsbrev efter de preferenser och behov du angett.

Ändamål	För att marknadsföra av våra egna och/eller särskilt utvalda samarbetspartners erbjudanden och kunna sprida relevant information.
Typer av personuppgifter	Namn och e-post.
Laglig grund	Samtycke.
Tidsintervall	Så länge vi har ditt samtycke. Återkallar du ditt samtycke, upphör vi skicka nyhetsbrev till dig (läs mer under avsnitt ”dina rättigheter”).

Besökare i våra fastigheter

I vissa av Catenas fastigheter finns passer- och bevakningssystem av vilka några administreras av Catena. Samtliga som arbetar i eller besöker Catenas fastigheter har ett intresse av att fastigheterna har passer- och bevakningssystem med hänsyn till säkerhet, ordning och i brottsförebyggande syfte. Kamerabevakning sker i enlighet med Kamerabevakningslagen och de begränsningar som följer av GDPR.

Ändamål	I syfte att öka säkerhet och trygghet vid och i våra fastigheter har vi installerat passer- och övervakningssystem.
Typer av personuppgifter	Filminspelning, utan ljud samt lokaliseringsuppgifter exempelvis i form av registrering av tagg.
Laglig grund	Berättigat intresse. Risken bedöms som rimlig i jämförelse med risken att utsättas för brott om trygghetskameror inte funnits i fastigheten.
Tidsintervall	Max två månader från inspelning och/eller registrering, såvida inte inspelningen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vid misstanke om brott kan bildmaterialet komma att lämnas ut till polisen och vid utredning av skada även delas med skadehanterare.

Eventdeltagare

Om du eller någon på din arbetsplats har anmält dig till ett event som vi arrangerar själva, eller tillsammans med andra, kommer vi behandla dina personuppgifter för att du ska kunna delta och få den bästa upplevelsen. Uppgifter som vi samlar in i samband med evenemang kan innehålla uppgift om hälsa (matallergier).

Ändamål	Administrera ditt deltagande, ta hänsyn till matpreferenser och anpassa oss efter dina önskemål.
Typer av personuppgifter	Namn, e-post, telefonnummer, företag, matpreferens och allergier.
Laglig grund	Samtycke respektive berättigat intresse.
Tidsintervall	Uppgifter raderas i anslutning till eventets avslut. Vid event som återkommer sparas föregående events deltagare till dess det senaste eventet avslutats.

Webbplatsbesökare

Om du samtycker till cookies på vår webbplats kan vi utveckla den utefter hur du som besökare använder vår webbplats. Läs mer i vår cookie policy.

Ändamål	För att analysera användningen av vår webbplats och utveckla den utifrån besökarnas upplevelse.
Typer av personuppgifter	IP-adress och operativsystem, svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade vår webbplats.
Laglig grund	Samtycke.
Tidsintervall	Varje cookie har en unik lagringstid, se mer info i vår cookie policy.

Rekryteringsprocesser

När du ansöker om en tjänst eller visar intresse för att arbeta på Catena genom en spontanansökan behandlar vi dina personuppgifter.

Ändamål	Vid rekrytering av nya medarbetare är behandling av personuppgifter nödvändig. För vissa tjänster kan vi välja att göra bakgrundskontroll innan vi erbjuder anställning och det förekommer också att vi begär in intyg, exempelvis betyg från utbildning. När så är fallet inhämtar vi ditt samtycke under ett senare skede i rekryteringsprocessen och inte i samband med att du ansöker om tjänsten.
Typer av personuppgifter	Uppgifterna utgörs av de uppgifter du tillhandahåller i samband med din ansökan eller intresseanmälan såsom namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, CV, personligt brev, intyg och/eller betyg för studier, tidigare och/eller nuvarande arbetsgivare och eventuellt annan information som du frivilligt lämnar till oss. Vi kan också komma att behandla personuppgifter som består av noteringar om dig från intervjuer, referenssamtal och resultat från eventuella tester och bakgrundskontroll.
Laglig grund	Berättigat intresse.
Tidsintervall	Om din ansökan avser en annonserad tjänst och inte leder till anställning sparar vi uppgifterna i två år, för det fall vi skulle behöva dem vid en eventuell talan om diskriminering. Om du har gjort en spontan intresseanmälan sparar vi dina personuppgifter i två år.

Visselblåsning

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att uppfylla vår rättsliga förpliktelse att tillhandahålla en visselblåsarfunktion, om du väljer att dina personuppgifter framgår av den rapport som inkommer till vår rapporteringskanal.

Ändamål	Fullgöra vår rättsliga förpliktelse att tillhandahålla en rapporteringskanal.
Typer av personuppgifter	Personuppgifter som framgår av inkommen rapport. Det kan röra sig om namn, kontaktuppgifter, yrkesroll, arbetsplats och uppgifter kopplade till missförhållandet av allmänt intresse.
Laglig grund	Rättslig förpliktelse.
Tidsintervall	Personuppgifter som framgår av ett uppföljningsärende efter en inkommen rapport behandlas bara så länge behov av dem kvarstår. Personuppgifter som behövs för dokumentationsskäl sparas som längst i två år efter avslutat ärende.

Vilka kan vi komma att dela din information med?

Catena kan komma att dela dina personuppgifter med andra personuppgiftsansvariga. Det kan handla om exempelvis hyresgästorganisationer, försäkringsbolag eller inkassobolag. Delningen av dina personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga sker för att uppnå samma ändamål och med samma lagliga grunder som personuppgifterna samlades in för och med stöd av. Det är den andra personuppgiftsansvariga som ansvarar för sin egen behandling av dina personuppgifter.

I de fall vi samarbetar med en annan aktör för att exempelvis arrangera ett evenemang kan vi komma att dela personuppgifter sinsemellan i liknande syften och då agera gemensamt personuppgiftsansvarig.

I syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter använder vi externa parter som helt agerar på vår instruktion, så kallade personuppgiftsbiträden. När vi anlitar personuppgiftsbiträden sker behandlingen med stöd av samma lagliga grunder och för samma ändamål som beskrivs i denna policy. Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Vi ingår också personuppgiftsbiträdesavtal för att reglera ansvaret mellan oss och våra biträden.

Vi har listat de kategorier av mottagare som dina personuppgifter kan delas med:

Leverantörer och underleverantörer: Catena använder tredjepartsleverantörer för att hantera delar av verksamheten, t.ex. IT- och systemleverantörer för kommunikationsprogram, CRM-system och liknande. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa leverantörer i samband med att de utför tjänster på uppdrag av oss.

Banker och samarbetspartners: Catena delar dina personuppgifter med andra självständigt personuppgiftsansvariga såsom banker och samarbetspartners. Dessa mottagare hanterar och ansvarar självständigt för behandling av dina personuppgifter.

Bolag inom koncernen: Catena kan komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom koncernen, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamål som framgår av denna information.

Sociala medier: Catena använder sig av sociala medier. Vid användning av sociala medier samlas dina personuppgifter in och behandlas av dessa företag. Se respektive företags integritetspolicy för mer information.

Myndigheter: Vi kommer även att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, som exempelvis Skatteverket, om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av domstol eller om vi rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda våra rättigheter.

Catena kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt godkännande. Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare eller potentiell köpare/investerare i samband med omstrukturering, försäljning eller annan överlåtelse av samtliga eller delar av Catenas aktier, tillgångar eller vår verksamhet i övrigt. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna information.

Överföring till s.k. tredje land

När vi överför dina personuppgifter till en leverantör, samarbetspartner eller annan aktör, gör vi det i syfte att få hjälp att utföra vissa behandlingsaktiviteter. När en sådan mottagare finns i s.k. tredje land (ett land utanför EU/EES) säkerställer vi extra noggrant vilka mottagare vi använder och vilka säkerhetsåtgärder de kan erbjuda för att du ska känna dig trygg i hur vi behandlar dina personuppgifter.

För alla dessa överföringar ser vi till att det slutits så kallade standardavtalsklausuler (SCCs), eller att motsvarande godkänd överföringsmekanism finns på plats i enlighet med kapitel V i GDPR. Detta för att i så stor mån som möjligt se till att uppgifterna behandlas lika säkert som om mottagaren hade befunnit sig inom EU/EES. Vi vill trots detta uppmärksamma er på att nationell lagstiftning i mottagarländerna (exv. USA) i vissa fall kan tillåta deras myndigheter att komma åt uppgifterna genom deras säkerhetslagstiftning.

Följande mottagare utanför EU/EES kan komma i fråga:

Leverantörer och underleverantörer: Vi kan komma att dela dina personuppgifter med leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES. Det kan t.ex. handla om leverantörer av IT-tjänster. Här listar vi leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES.

Microsoft Office 365: Genom att använda tjänsten kommer dina personuppgifter att behandlas av företaget Microsoft Corporation. När Microsoft mottar dina personuppgifter kan personuppgifterna komma att överföras till bland annat USA. Du kan läsa mer om Microsofts behandling här och om deras överföringar till tredje land här.

Sociala medier: När du besöker, förekommer på eller på annat sätt använder Catenas kanaler på sociala medier samlas dina personuppgifter också in och behandlas av det företag som äger respektive socialt medium. I samband med att dessa företag mottar dina personuppgifter via Catenas kanaler kan personuppgifterna överföras till bland annat USA. Här listar vi de sociala medier Catena har kanaler på.

Facebook och Instagram: Genom att använda tjänsterna behandlas dina personuppgifter av företaget Meta Platforms Ireland Ltd. Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen här. För att läsa mer om tjänsternas överföring till tredje land och om standardavtalsklausulerna kan du läsa mer här.

LinkedIn: Genom att använda tjänsterna behandlas dina personuppgifter av företaget Microsoft Corporation. Du kan läsa mer om Microsofts behandling här och om deras överföringar till tredje land här.

Youtube: Genom att använda tjänsten behandlas dina personuppgifter av företaget Google LLC. Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen samt tjänstens överföring till tredje land här.

Dina rättigheter

Som beskrivits i inledningen innehåller vår personuppgiftspolicy, för att inte göra den onödigt lång och komplicerad, endast de behandlingar som är vanligast förekommande och vilka mest kan antas påverka dig. Vill du ha en detaljerad redogörelse för vilka specifika uppgifter vi har om just dig, kan du alltid utnyttja din rätt till tillgång, beskriven nedan, eller ställa en fråga till oss.

Rätt till tillgång

Du har rätt att erhålla ett registerutdrag från Catena om bland annat vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller kommer lämnas till. Begäran om tillgång skall göras skriftligt och identifiering ska kunna styrkas på ett säkert sätt. Du har även rätt att få en kopia på personuppgifterna. Vänligen notera att det inte innebär att du har rätt till de dokument där personuppgifterna förekommer. Vi kan även komma att efterfråga kompletterande uppgifter för att vi ska kunna identifiera dig.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, om behandlingen av personuppgifterna t.ex. inte längre är nödvändig för det ändamål de behandlas, grundar sig på ditt samtycke och du återkallar det eller om dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt. Radering gäller dock inte de personuppgifter som vi är skyldiga att bevara enligt rättslig förpliktelse eller som vi behöver behandla för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Viktigt att känna till är att vi behandlar ofta dina personuppgifter för olika, skilda ändamål, i olika system, därför kan tex. ditt namn finnas kvar i våra system för att vi ska kunna leverera enligt hyresgästavtal, trots att personuppgiften har gallrats bort för exempelvis marknadsföringsändamål.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära rättelse av de personuppgifter som behandlas om dig ifall dessa är felaktiga och du har även rätt att begära att vi kompletterar ofullständiga personuppgifter.

Rätt att invända mot och/eller begränsa en behandling av dina personuppgifter

Du har rätt att invända mot eller begränsa behandlingar som utförs av dina personuppgifter. Du kan till exempel begränsa behandlingar av dina personuppgifter tillfälligt om du anser att personuppgifterna varit/är felaktiga – vilket då ger oss tid att utreda. Du har även rätt att specifikt invända mot behandlingar beskrivna nedan:

Berättigat intresse
Du har rätt att invända mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse (även kallat intresseavvägning). Det innebär att vi då endast har rätt att fortsätta behandla dina personuppgifter om vi kan visa att vårt berättigade intresse överväger ditt intresse av att avsluta behandlingen och dina rättigheter. Detta är enbart tillämpligt på de personuppgiftsbehandlingar som vi utför med stöd av den lagliga grunden berättigat intresse.

Direktmarknadsföring
Om du inte vill att Catena behandlar dina personuppgifter för att skicka marknadsföring, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att avregistrera dig i våra marknadsföringsmeddelanden. Dessutom har du rätt att invända mot det och då kommer vi upphöra att behandla dina uppgifter för det ändamålet omgående. När vi har mottagit din återkallelse eller invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för det direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och om så är tekniskt möjligt har du rätt till dataportabilitet, alltså att vi hjälper dig överföra personuppgifterna till dig, eller den du väljer, i ett maskinläsbart format. Detta gäller endast de uppgifter som finns i ett strukturerat format och som du själv har tillhandahållit oss.

Kontakta oss

Vill du utnyttja någon av dina rättigheter eller har frågor, kontakta oss på info@catena.se eller skicka brev till Catena AB, Box 5003, 25005 Helsingborg.

Kontakta tillsynsmyndigheten

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att Catena behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Vi uppskattar att du tar kontakt med oss i första hand så att vi får chansen att lösa eventuellt problem. Mer information hittar du här: https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/lamna-ett-klagomal/.

Uppdatering av denna personuppgiftspolicy

Från tid till annan kan vi göra ändringar till vår personuppgiftspolicy, i samband med att vi utvecklar vårt erbjudande. Vi kommer informera dig om du berörs av väsentliga ändringar. Den senaste versionen hittar du alltid på vår webbplats.

Versionshistorik:

Ver. 1.0	2018-05-22
Ver. 1.1	2019-10-02	(uppdatering kring bild och film)
Ver. 1.2	2021-11-30	(strukturförändring och förtydligande)
Ver. 1.3	2024-04-	(uppdatering kring bland annat visselblåsning och tredjeland)